請求書の再発行を頼まれた時の対応手順

請求書の再発行を頼まれた：番号・日付で迷わない対応手順

再発行って、さらっと頼まれるわりに「事故」が出やすいです。

番号や日付を適当に変えると、先方の処理が二重になったり、入金消込がズレたりします。迷わない順番に整えます。

先に結論

①「何が足りない再発行か」を確認 → ②「同一番号の差し替え」か「再発行番号」かを決める → ③先方へ“旧版は破棄”を明記して送る

確認すること	理由
再発行の理由（紛失／宛名違い／金額違いなど）	単なる“再送”か、“訂正”かで扱いが変わる
先方の締め・支払いの状況（処理済み？未処理？）	処理済みなら番号を変えると二重計上の原因
どの項目が必要（宛名／支払期限／請求番号／明細など）	不足箇所だけ直せばよいのに、全差し替えで混乱しやすい

ポイント：「紛失＝再送」「内容違い＝訂正」この分岐だけ先に固めると楽です。

紛失・未受領：再送（中身は同じ）

・請求番号：同じ
・日付：基本は同じ（社内ルールで再送日を入れるなら明記）
・対応：件名に「再送」、本文で「前回分の再送です」を書く

宛名・金額など内容違い：訂正（差し替え）

・請求番号：同一番号で差し替えか訂正番号を付けるかを決める
・日付：差し替え日を入れるなら、旧版との関係が分かるように本文で説明
・対応：旧版の扱い（破棄／無効）を明記

Step	やること
1	再送か訂正かを確定（先方の処理状況も確認）
2	番号・日付のルールに沿ってPDFを作り直す（ファイル名も整える）
3	メール本文に「旧版の扱い」を1行入れて送る（無効・破棄・差し替え）

送付文の一文テンプレ：「本メールは請求書の再送（または訂正版の差し替え）です。旧版はご破棄（無効扱い）をお願いします。」