納品書と請求書の突合が大変｜ミスが減る照合ルール
納品書と請求書の突合は、照合項目が人によって違うとミスが増えます。照合で見るべき項目、ズレが出た時の切り分け、再発防止のルールを整理します。
請求書管理ラボ
納品書と請求書の突合が大変：ミスが減る照合ルール
突合がつらいのは、見てる項目がバラバラだからです。
Aさんは数量だけ、Bさんは単価まで、みたいに揺れるとミスが増えます。照合ルールを固定して、迷いを減らします。
まず「照合する項目」を決める
| 照合項目 | 見落としが出やすい所 |
|---|---|
| 取引先名／案件名 | 同名の案件があると混ざる |
| 品目／数量 | 部分納品、追加納品でズレる |
| 単価／金額 | 値引き・送料・手数料の扱いでズレる |
| 日付（納品日・請求日） | 締め跨ぎで計上がズレる |
ポイント：最初から全部を突き合わせようとすると続きません。まずは「品目・数量・金額」の3点からでOKです。
ズレが出た時の切り分け（原因はだいたいこのへん）
① 部分納品・追加納品
納品書は複数枚、請求書はまとめ、でズレやすい
② 値引き・送料・手数料
「どこに載せるか」が会社で違う
③ 単価の改定
見積と違う単価が混ざってる時に出る
ミスが減る照合ルール（運用が続く形）
| ルール | 狙い |
|---|---|
| 照合項目を固定（品目・数量・金額） | 人が変わってもブレない |
| 例外の扱いを決める（送料・値引き） | ズレが出た時に慌てない |
| 保存名に「納品書番号」も入れる（可能なら） | 後追い調査が早い |